サンプルレポートを使って経費予実管理をしてみよう-BudgetRunner

こんにちは、クロスキャットの平井です。今回も、前回に引き続き、オープンソースの予算管理ソフト「BudgetRunner」を使った業務の予算管理について解説しています。前回は、「予算編成」についてのお話をしましたが、今回は、予算管理業務のもう一つの機能である「予実管理」についてお話させていただきます。経費予実管理の意味

経費予算は立てるだけでは意味がありません。実際の経費が実績として発生していく過程で、予算（計画された金額）からはみ出ないようにコントロールすることで、初めて経費予算を立てた意味が出てくるのです。予算と実績の比較の仕方には、基本的なパターンがあります。まず、金額の比較については、金額同志（予算金額と実績金額）を表示することは普通ですが、それ以外に、予算金額から実績金額を引いた値（予実差）と、実績金額を予算金額で割った値（予算消化率）を表示します。また、経費予算金額は、会計期間（通期、半期、四半期など）の合計金額だけではなく、ひと月ごとに作られています。ですから、経費予算と実績の比較も月ごとの金額の比較（単月比較）ができなければなりません。さらに、経費予算の場合、当初の予算金額を超過しているかどうかの確認が非常に重要です。したがって、現時点までの累計での比較が必須となります。経費コントロールのやり方

さて、実際に予算が超過してしまった場合、どのように対処するべきでしょうか。まずやるべきことは、どの部署（や担当者）の予算が超過したかを突き止めることです。全体の予算が超過したからといって、全ての部署の予算が一律に超過するケースはほとんどありません。ですから、特に超過した金額や比率の大きな部署を突き止めて、そこに集中して対処をすることが重要です。問題の部署が特定されたら、次に行うのは細目レベルでの検討です。ボトムアップで作成された予算には、根拠としての細目とその金額の情報が含まれているはずですから、予算超過の原因となった細目を突き止めることで、削減すべき項目が具体的に浮かび上がってくるはずです。