CLOSE UPコラム - 平井 明夫 - | Excel要らずの予算管理をOSS「BudgetRunner」で実現しよう!

Excel要らずの予算管理をOSS「BudgetRunner」で実現しよう!

CLOSE UPコラム - 平井 明夫 -

2013年09月27日
株式会社クロスキャット 平井 明夫

皆さん、こんにちは!クロスキャットの平井です。

皆さんの会社の予算管理業務には、何を使ってますか?たぶんExcelを使って苦労されているんじゃないでしょうか?この予算管理業務をOSSを使って、楽にする方法をお話しします!

だいたいの会社では、年度末になると、経営企画や経理といった部門の予算管理担当者から「来期の予算を入力してね」という依頼が来て、Excelシートに自部門の予算を入力して、返信するという作業を行っているのではないでしょうか。

実は、この後が大変で、予算管理担当者は、いろいろな部門で入力されたExcelシートを集めて、一つ一つコピペしながら集計していきます。そうやって、集計された予算を精査して、「この部門は承認」とか「この部門はこの科目が多すぎるから却下」とかを判断します。却下した部門には、もう一回Excelシートを送りなおして、修正させて、また集計しなおす・・・といった作業をしていきます。どうです。気が遠くなりますよね。

そもそも、予算管理の業務は、大まかにわけると、①予算編成業務、②予実管理業務の二つになります。先ほど、お話した年度末に来期予算を入力して・・・という作業は①の予算編成業務になります。

②の予実管理業務では、だいたい月に1回程度、予算データと実績データ(これは会計システムから取り出します)を突き合わせて、オーバーしている部署や科目がないかどうかをチェックします。この作業もExcelでやるとなるとけっこう大変です。もっとも、ちょっと進んだ会社では、予算と実績データをデータベースに入れて、BIツールでレポートを作る、という環境を構築しているはずです。おまけに、最近では、JaspersoftやPentahoといったOSSのBIツールが広く使われていますので、予実管理に関しては、技術力さえあれば、低コストでシステムが構築できる状況になっています。

しかし、①の予算編成に関しては、そうはいきません。なぜなら、予算編成では予算データの入力が発生するため、BIツールでは対応できないからです。もちろん、世の中には予算入力ができる予算編成専用のアプリケーションパッケージは存在します。ですが、これらの商用製品は大企業向けに作られていて機能もたくさんあるかわりに、費用も高額になります。

そこで、今回ご紹介するのが「BudgetRunner」です。「BudgetRunner」はphp言語で書かれたOSSで、Sourceforge.jpに公開されています。「BudgetRunner」を使うと、予算編成作業が簡単に行えるようになります。次の画面イメージは「BudgetRunner」の予算入力画面の一部です。

一番上に「出張旅費」とあるのが、現在入力中の科目です。科目はリストから選択できるようになっていて、リストの項目は、あらかじめ科目マスターにセットしておくことで自由に変更できます。

「BudgetRunner」の面白いところは、一つの科目の予算金額を合計で入力するのではなく、複数の細目を入力して、その合計が自動的に計算されて科目の予算金額となることです。この画面では、細目が4行入力されています。「大阪出張」、「第一商事米国支店展示会支援」、「福岡支店定例ミーティング」、「北海道得意先まわり」の4つです。それぞれの細目について、月ごとの予算金額が千円単位で入力されています。それらが、まず細目ごとに集計されて当年度の合計金額として表示れます。この画面では、「150」、「1,000」、「600」、「300」となっています。この細目合計が総合計されて、この科目「出張旅費」の予算金額となります。この画面では、「2,050」となっています。

こうやって入力された予算は、「申請」することができます。申請されたデータはデータベースに格納され、予算管理者に通知されます。予算管理者は、その申請を受けて「承認」、もしくは「却下」の操作を行うことができます。「却下」された場合は、申請者が再び予算入力画面を開いて、金額を訂正し、再度申請することになります。

この一連の動作は、全てWebブラウザー画面で行われ、データは単一のデータベース内で管理されています。ですから、Excelを使って同じ作業を行うのに比べ、はるかに手間がかからず、間違いも起こらなくなります。

いかがですか?随分簡単にできそうですね。

OSSとして公開された「BudgetRunner」は、予算編成機能だけですが、他のOSSを駆使することで、フルオープンソースで予算管理システムを構築することができます。下の図は、筆者の勤務するクロスキャットがSaasとして提供している予算管理サービス「CC-BudgetRunner」の構成図です。

予算編成機能を実現する「BudgetRunner」がphpで動作することは、すでにお話しました。それ以外の部分では、アプリケーションサーバーとしてApache Tomcatが、予算と実績データを格納するデータベースにはPostgreSQLが、実績データを会計システムから取り込む処理には、Japser ETL(Talend)が、予実管理を実現するレポート部分にはJapser Serverが、それぞれ利用されていて、フルオープンソースで構成されています。

このように、「BudgetRunner」が予算管理の中で一番複雑な予算編成機能をカバーできますから、システムを自社開発することがある程度できる会社であれば、自力で予算管理システムを構築できるようになりました。

また、自社開発が難しい会社であれば、クロスキャットがOSS「BudgerRunner」を利用した予算管理システム構築サービス(オンプレミス版CC-BudgetRunner)を提供していますので、ご検討ください。

それでは、皆さん、またどこかでお会いしましょう!

BudgetRunnerの公開サイト
http://sourceforge.jp/projects/budgetrunner/

CC-BudgetRunnerの製品紹介サイト
http://cc-budgetrunner.jp/


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著者プロフィール

株式会社クロスキャット 平井 明夫

2004年、前職にて、当時は珍しかったOSS BIツールOpenOLAPの開発に参画、現在は、中堅・中小企業向け経営管理ソリューションのラウンチに携わるかたわら、データ分析を中心としたテーマでの講演・執筆活動を行っている。主な著書・共著書に『BIシステム構築実践入門』、『データ分析できない社員はいらない』がある。

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